Dalam dunia bisnis, ada satu hal yang wajib dimiliki oleh pebisnis yang handal ketika menjalankan bisnisnya. Hal tersebut ialah dokumen invoice atau faktur, komponen pada bisnis sangatlah penting bagi keberlangsungan usaha.
Sebab, faktur atau invoice adalah sebuah lembar transaksi atau dokumen transaksi yang menyatakan proses pembelian barang secara sah.
Tapi kamu tahu enggak apa yang dimaksud invoice, fungsi, hingga bagaimana cara membuat faktur secara otomatis?
Kalau belum tahu, simak artikel ini sampai selesai ya.
Baca Juga: Dokumen Penting Ini Harus Dibuat Kalo Mau Beli Barang, Apa Itu?
Apa Itu Invoice?
Buat kamu yang masih belum tahu atau bingung apa itu invoice. Jadi, invoice adalah daftar barang yang dikirimkan dan harus dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, serta harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayarkan oleh pembeli.
Biasanya invoice atau faktur dikeluarkan menjadi tiga rangkap yaitu satu lembar akan diberikan kepada pembeli jika melunasi tagihan, satu lembar sebagai arsip bisnis, dan satu lembar untuk pelaporan keuangan.
Mengapa invoice sangat penting bagi bisnis?
Ternyata salah satu tujuan invoice adalah untuk merekam barang atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan dan bagi pembukuan keuangan mempermudah perhitungan laporan laba rugi.
Adapun tujuan invoice adalah untuk menyimpan catatan resmi penjualan dan agar kamu mudah mengetahui kapan barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.
Baca juga: Cara Membuat Kwitansi Pembayaran Secara Otomatis, Anti Ribet
Fungsi Invoice Bagi Bisnis
Ternyata peran invoice untuk bisnis itu sangat penting, berikut ini ada 5 fungsi dan manfaat invoice bagi berjalannya usaha kamu.
- Membuat perincian pembelian dan sebagai faktur pembayaran yang digunakan untuk menagih konsumen agar melakukan pembayaran secepatnya.
- Sebagai dokumen yang sah apabila terjadi ketidaksesuaian antara pembayaran tagihan ataupun ingin menjual barang kembali kepada pihak lain.
- Digunakan untuk memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
- Memudahkan kamu dalam menyusun pembukuan keuangan
Jenis Invoice
Kalau tadi kita udah bahas mengenai apa itu invoice, sekarang apa saja jenis invoice yang ada pada bisnis? Secara umum, ada 3 jenis invoice yang biasanya digunakan dalam berbisnis, diantaranya:
1. Invoice Biasa
Kamu pasti sering menemukan jenis faktur ini, sebab invoice biasa sering sekali digunakan pada transaksi sehari-hari usaha karena bersifat sederhana.
Biasanya pada invoice biasa berisi rincian item, harga satuan, jumlah, serta total harga yang harus dibayarkan.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma, bisa dibilang sebagai invoice atau faktur sementara yang dikirimkan penjual kepada pembelinya.
Faktur ini akan diberikan secara bertahap sebab barang yang dikirim pun akan dikasih juga secara bertahap.
Jadi, invoice proforma berguna sebagai pengganti bukti saat pelanggan melakukan pembayaran.
Jika barang yang dikirimkan sudah lengkap, maka berikutnya penjual akan berikan faktur biasa.
3. Invoice Konsuler
Jenis invoice konsuler merupakan jenis khusus yang digunakan untuk melakukan transaksi internasional atau impor.
Nah, kalo kamu yang biasanya melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice konsuler.
Invoice ini akan menjadi sah apabila telah ditandatangani oleh perwakilan negara dan pastinya mesti mendapatkan izin dari negara yang melakukan impor.
Baca juga: Apa Itu Nota Kredit Beserta Tujuan, Format, dan Contohnya
4. Invoice Penjualan
Invoice penjualan adalah jenis invoice paling umum yang digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pelanggan.
Komponen Invoice penjualan mencakup informasi seperti tanggal penjualan, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan informasi kontak penjual dan pembeli.
5. Invoice Pembelian
Invoice pembelian diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli untuk mencatat pembelian barang atau jasa.
Umumnya, invoice pembelian mencakup informasi seperti tanggal pembelian, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan informasi kontak pemasok dan pembeli.
6. Invoice Tagihan
Jenis ini digunakan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang belum dilunasi.
Biasanya digunakan ketika pelanggan belum membayar faktur atau jatuh tempo telah lewat.
7. Invoice Berkala
Jenis invoice berkala digunakan dalam situasi di mana pembayaran dilakukan secara berkala.
Contoh dari invoice berkala adalah tagihan bulanan atau tagihan tahunan.
Format Invoice
Berikut adalah beberapa hal yang umumnya termasuk dalam invoice:
- Informasi perusahaan: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email
- Informasi pelanggan: Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan alamat email pelanggan
- Rincian faktur: Tanggal faktur, nomor faktur (unik untuk setiap invoice), dan tanggal jatuh tempo pembayaran
- Deskripsi barang atau jasa: Rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga unit, dan total biaya
- Total pembayaran: Jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk pajak dan biaya pengiriman (jika ada)
- Metode pembayaran: Instruksi tentang cara pembayaran, seperti rekening bank atau opsi pembayaran lainnya
- Syarat dan ketentuan: Informasi tentang syarat pembayaran, kebijakan pengembalian, atau ketentuan lain yang relevan
- Informasi tambahan: Informasi tambahan seperti nomor pesanan, referensi, atau instruksi khusus yang mungkin diperlukan.
Contoh invoice bisa kamu lihat pada gambar ini.
Cara Membuat Invoice Secara Otomatis
Sekarang kamu udah enggak perlu khawatir lagi untuk membuat invoice, sebab kamu udah bisa buat faktur secara otomatis menggunakan Jubelio akunting.
Ya, kamu bisa mendapatkan invoice di semua toko kamu dengan mudah hanya melalui satu sistem.
Ditambah bukan hanya buat invoice aja tapi kamu bisa mengurus sinkronisasi stok barang, proses pesanan, hingga sistem manajemen gudang juga.
Apalagi Jubelio sudah terintegrasi dengan semua channel penjualan offline dan online jadi kamu bisa mengurus semuanya secara bersamaan.
Mudah banget kan sekarang mengelola bisnis? Yuk langsung pakai Jubelio omnichannel sekarang.
Ada hadiah khusus untuk kamu yang daftar dan bisa coba Jubelio Akunting secara GRATIS sekarang!
