Nota Debit (Debet) – Di dalam menjalankan sebuah bisnis, pasti kamu membutuhkan yang namanya dokumen atau bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan maupun pembelian pada bisnis kamu.
Adanya semua dokumen tersebut berguna agar jika terjadi kesalahan terdapat bukti yang sah.
Nah, salah satu bukti dokumen yang penting dan harus dimiliki oleh bisnis adalah nota debit.
Seperti yang kita tahu fungsi utama nota dipakai di bisnis untuk merekap pembelian dan penjualan.
Begitu pun nota debit, dimana berfungsi sebagai dokumen transaksi apabila terjadi retur barang dari pihak pembeli.
Mungkin sebagian dari kamu belum tahu nih apa itu nota debit dan mengapa perusahaan mesti memiliki nota ini.
Untuk penjelasan lengkapnya, baca artikel ini sampai selesai ya.
Pengertian Nota Debit
Nota debit adalah bukti transaksi yang digunakan untuk pengiriman barang kembali ke pihak penjual sebab terjadi kerusakan barang.
Bisa dibilang nota ini digunakan untuk mengurangi pinjaman transaksi dan berhubungan dengan masalah penjualan dan pembelian barang.
Nah, bukti ini memiliki peran sebagai pengurangan utang pembeli yang seharusnya telah dilunasi.
Untuk membuat nota, kamu membutuhkan 2 rangkap, pertama dikirimkan ke pihak penjual dan pembeli.
Baca juga : Apa Itu Nota Kredit Beserta Tujuan, Format, dan Contohnya
Fungsi Nota Debit Untuk Bisnis
Adanya nota debet tentunya memiliki fungsi penting nih bagi bisnis. Ada 3 manfaat dari penggunaan nota ini, mau tahu apa aja? Yuk simak selengkapnya.
1. Bukti Stok Opname
Ternyata fungsi pertama dari nota berkaitan pula dengan ketersediaan stok barang, dimana dapat membantu kamu menghitung persediaan stok sebelum dijual.
Sehingga kamu sebagai penjual dapat mengetahui kondisi barang sebelum dijual kepada pelanggan.
2. Alat Koreksi Harga Barang
Manfaat lainnya yaitu dijadikan sebagai alat koreksi harga barang. Tujuannya agar transaksi antara penjual dan pembeli menjadi lebih transparan dan saling menguntungkan kedua belah pihak.
3. Sebagai Pengurangan Utang
Fungsi utama dari penggunaan nota ini adalah untuk meminta pengurangan utang kepada penjual terkait barang yang dibeli.
Jadi, pengurangan tersebut, tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.
Berbeda lagi kalau barang yang dibeli secara piutang sehingga penjual wajib mengembalikannya.
4. Bukti Retur Barang
Jika barang yang diterima cacat atau tidak sesuai spesifikasi, nota debet digunakan untuk memberi tahu penjual mengenai pengembalian/koreksi. Dengan begitu, prosesnya tercatat resmi dan dapat diakui dalam pembukuan kedua pihak.
5. Pencatatan Keuangan
Dengan adanya nota debet, pencatatan keuangan menjadi lebih jelas dan tertelusur bagi pembeli maupun penjual. Arsip transaksi tersimpan rapi sehingga memudahkan audit, rekonsiliasi, atau penelusuran saat dibutuhkan.
6. Dokumen Pendukung Administrasi
Sebagai dokumen formal, nota debet menjadi bukti sah bahwa pembeli mengajukan penyesuaian kepada penjual. Ini membantu mencegah potensi salah paham di kemudian hari serta menjaga kerja sama yang baik dalam rantai pasok.
Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit
Kebanyakan orang belum mengetahui perbedaan dari nota debet dan nota kredit. Lalu apa sih perbedaan kedua nota tersebut ?
Jadi, kalau nota debit merupakan bukti transaksi pengiriman barang kembali kepada penjual apabila terjadi barang atau produk yang cacat.
Biasanya nota debit dikeluarkan oleh pembeli bersamaan dengan barang yang dikembalikan.
Sedangkan nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan barang kembali yang sudah dijual secara kredit dan dibuat oleh pihak penjual lalu dikirimkan ke pembeli.
Komponen dalam Pembuatan Nota Debit
Dalam proses pembuatannya, nota debit memiliki beberapa komponen penting agar dokumen tersebut sah secara administratif dan jelas secara pencatatan keuangan.
Berikut adalah komponen yang umumnya terdapat dalam nota debit.
- Identitas Perusahaan: Memuat informasi lengkap pihak yang menerbitkan nota debit.
- Nomor dan Tanggal Nota Debit.
- Data Pihak yang Dituju: Berisi informasi pelanggan atau supplier yang menerima nota debit.
- Referensi Transaksi: Referensi ini menjelaskan bahwa nota debit diterbitkan sebagai koreksi atau penyesuaian dari transaksi tertentu.
- Rincian Barang atau Jasa: Rincian ini harus jelas agar tidak menimbulkan perbedaan persepsi antara kedua belah pihak.
- Alasan Penerbitan
- Total Nilai Penyesuaian: Bagian ini menjelaskan jumlah nominal yang menjadi penyesuaian dalam pembukuan.
- Tanda Tangan dan Otorisasi: Sebagai pengesahan bahwa nota debit telah diverifikasi.
Cara Membuat Nota Debet
Ketika membuat nota ini, kamu membutuhkan beberapa komponen di dalam nota tersebut seperti nama yang dituju, nomor nota, tanggal, dan lainnya.
Nah, biasanya saat ada pengembalian barang tersebut pembeli akan membuat nota debet lalu dikirimkan kepada penjual.
Apabila nota debit ini dikeluarkan maka akan terjadi pengurangan utang usaha pembeli sehingga harus dilunasi, hal ini disebabkan oleh pengembalian barang (retur barang).
Dimana pembeli akan mengirimkan lembar kertas yang asli bersama barang yang dikembalikan.
Untuk membuat nota debit sederhana ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, diantaranya:
- Kepada Yth, diisi kepada siapa nota tersebut dituju.
- Nomor nota, berdasarkan nomor urut nota
- Tanggal, tanggal pembuatan nota
- No. Dokumen, yaitu nomor dokumen yang barangnya dikembalikan atau dipotong harga
- Tanggal dokumen, terjadinya transaksi pembelian barang
- No, yaitu nomor urut pengembalian barang
- Keterangan, nama barang atau penjelasan lain terkait dengan barang
- Jumlah, total harga barang
- Total, jumlah harga brang yang sudah dikembalikan.
Baca juga: 5 Tips Memilih Aplikasi Akuntansi Terbaik Untuk Bisnis Kamu
Contoh Nota Debit
Setelah kamu mengetahui komponen serta cara membuat nota debit, berikutnya di bawah ini merupakan contoh nota yang dibuat secara manual menggunakan excel.
Sekarang udah enggak perlu lagi buat nota atau faktur secara manual sebab kamu bisa gunakan platform Jubelio untuk memudahkan kamu mengelola usaha.
Apalagi kamu bisa membuat laporan keuangan, persediaan stok barang, sampai sistem manajemen gudang juga secara otomatis hanya melalui satu sistem aja.
Bukan cuma itu aja, kamu udah bisa berjualan di semua channel penjualan hanya melalui satu dashboard karena semua toko offline dan online kamu sudah terintegrasi oleh Jubelio.
Jadi, kamu bisa mengelolanya secara bersamaan ditambah kalo kamu ikut Jubelio Demo setiap selasa dan kamis, kamu bisa mendapatkan banyak penawaran menarik.
Penasaran sama Jubelio? mau langsung coba Jubelio GRATIS sekarang juga? Caranya mudah kamu tinggal buat akun sekarang.
