Manajemen Packing: Penjelasan, Tujuan dan Strateginya

Kemasan yang tepat membantu mengurangi potensi kerusakan, komplain pelanggan, hingga biaya retur.

Namun, ketika barang yang dikirim berukuran besar atau memiliki bentuk yang tidak biasa, pendekatan standar sering kali tidak cukup.

Anda membutuhkan pengemasan yang lebih sesuai mulai dari pemilihan material, teknik pengamanan, hingga cara menempatkannya di kendaraan logistik agar aman selama perjalanan.

Apa itu Packing Management?

Packing Management adalah proses yang memastikan setiap barang dikemas dengan tepat sebelum dikirim mulai dari tahap penyimpanan di gudang, proses picking, hingga akhirnya masuk ke jalur distribusi.

Ini bagian penting dari manajemen operasional yang berpengaruh langsung pada efisiensi biaya dan kepuasan pelanggan.

Di dalamnya, Packing Management mencakup beberapa aspek hal penting seperti menentukan jenis kemasan yang paling sesuai, mengatur jumlah kebutuhan material pengemasan, memberi label, sampai memastikan penggunaan kemasan.

Dengan pengelolaan packing yang baik, bisnis dapat mengurangi risiko kerusakan barang, mempercepat alur kerja gudang, dan menjaga konsistensi kualitas pengiriman.

Tujuan dari Packing Management

Dalam konteks pengelolaan stok dan operasional gudang, packing berperan besar dalam menjaga keamanan barang dan memastikan barang diterima pelanggan dalam kondisi terbaik.

Ketika proses ini dikelola dengan baik, bisnis bisa menghindari banyak risiko operasional seperti kerusakan, retur, hingga pemborosan material.

Di bawah ini beberapa fungsi strategis Packing Management dalam pengelolaan stok:

1. Menjamin Standar Kualitas Barang

Fungsi paling mendasar sekaligus paling penting dari packing adalah menjaga barang tetap terlindungi sepanjang perjalanan supply chain.

• Mencegah kerusakan fisik saat proses pindah barang, penyimpanan, dan pengiriman.
• Melindungi dari paparan kelembapan atau suhu yang bisa merusak produk sensitif.
• Mengurangi risiko kontaminasi atau goresan saat barang berpindah dari gudang ke armada pengiriman.

2. Kemudahan dalam Mengenali Produk

Salah satu fungsi penting dari kemasan dalam operasional gudang adalah membantu proses identifikasi barang. Setiap kemasan biasanya dilengkapi label yang berisi informasi dasar seperti jenis produk, SKU, variasi, atau detail penting lainnya.

Dengan adanya label yang jelas, staff gudang bisa menemukan barang lebih cepat, melakukan stock opname dengan lebih akurat, meminimalkan kesalahan saat picking dan packing terutama untuk produk yang mirip dan mengurangi waktu proses yang meningkatkan produktivitas.

3. Mengoptimalkan Kapasitas Penyimpanan

Kemasan bukan hanya soal melindungi barang, pemilihan jenis dan ukuran packing yang tepat juga berpengaruh langsung pada efisiensi ruang di gudang.

Ketika barang dikemas secara proporsional dan konsisten, perusahaan bisa menata rak, pallet, maupun area penyimpanan dengan jauh lebih optimal.

• Mengurangi area kosong yang tidak terpakai di rak atau pallet.
• Menata barang dengan pola yang lebih rapi dan seragam, yang mempermudah proses slotting.
• Mempercepat perpindahan barang karena ukuran kemasan yang seragam memudahkan picking dan penataan ulang.
• Menekan biaya operasional terkait penyimpanan.

4. Menyederhanakan Proses Perputaran Stok

Label pada kemasan biasanya tercantum informasi penting seperti batch number, tanggal produksi, hingga tanggal kedaluwarsa.

Data ini sangat membantu tim gudang dalam menjalankan rotasi stok dengan benar dengan menggunakan metode FIFO, FEFO, maupun LIFO sesuai kebutuhan operasional.

• Mengurangi risiko barang kadaluwarsa atau rusak karena salah urutan penempatan.
• Mempercepat proses picking karena staf tidak perlu membuka atau memeriksa barang satu per satu.
• Memastikan alur pergerakan stok lebih teratur terutama untuk barang fast-moving atau yang sensitif terhadap waktu.
• Meminimalkan potensi kerugian akibat stok yang tidak terpakai atau tidak layak jual.

5. Meningkatkan Kinerja Pengelolaan Persediaan

Ketika packing management diterapkan secara terencana, akan berdampak langsung pada efisiensi operasional gudang.

Proses seperti picking, packing, hingga pengiriman menjadi lebih cepat dan minim kesalahan karena setiap barang sudah dikemas, diberi label, dan diatur dengan standar yang jelas.

• Mengurangi waktu tunggu di setiap tahap pemenuhan pesanan.
• Meminimalkan risiko salah kirim atau kekeliruan pencatatan.
• Mempercepat proses pengecekan stok karena kemasan dan informasi produk sudah tersusun rapi.
• Menekan biaya operasional akibat pekerjaan ulang atau retur karena kesalahan pengemasan.

Strategi Menerapkan Manajemen Packing yang Baik dan Benar

1. Menggunakan Metode Penyimpanan yang Tepat

Langkah pertama untuk membangun manajemen packing yang solid adalah memastikan sistem penyimpanan di gudang sudah dirancang.

Pemilihan model penyimpanan seperti rak palet, rak bertingkat, drive-in rack, hingga sistem penyimpanan berbasis gravitasi akan sangat memengaruhi kecepatan dan kualitas proses packing.

Biasanya pemilihan model penyimpanan juga akan mengikuti bagaimana bentuk penataan layout gudang supaya flow penyimpanannya sesuai.

Dengan sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan volume serta jenis produk akan mempermudah staff gudang dalam mengambil barang, mengurangi potensi salah ambil, mengoptimalkan alur pergerakan barang dari area penyimpanan ke meja packing, dan memaksimalkan kapasitas ruang gudang.

2. Gunakan Teknik Penyortiran yang Sesuai

Dengan memilah barang berdasarkan kategori, ukuran, tingkat perputaran, hingga jenis produk, tim gudang bisa bekerja lebih terarah.

Beberapa metode penyortiran yang umum dipakai dalam operasional modern antara lain:

• Metode ABC: Barang bernilai tinggi atau fast-moving ditempatkan di area yang paling mudah dijangkau, sedangkan barang dengan nilai rendah atau perputaran lambat ditempatkan lebih jauh. Metode ini membantu menghemat waktu dan tenaga dalam proses picking.
• FIFO (First In, First Out): Barang yang datang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu. Metode ini ideal untuk produk yang memiliki tanggal kadaluwarsa atau mudah mengalami penurunan kualitas.
• LIFO (Last In, First Out): Cocok untuk barang yang sifatnya tidak mudah rusak atau memiliki permintaan yang lebih dinamis.

3. Integrasi Teknologi dan Otomatisasi

Di era operasional yang serba cepat seperti sekarang, memanfaatkan teknologi otomatisasi menjadi bagian penting dari strategi efisiensi gudang.

Penggunaan perangkat seperti conveyor belt, barcode scanner, hingga Warehouse Management System (WMS) dapat memangkas proses manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan.

• Dengan otomatisasi, alur kerja di gudang menjadi jauh lebih terstruktur
• Barcode dan QR Code mempercepat proses identifikasi barang dan memastikan data yang tercatat selalu akurat.
• Conveyor system membantu memindahkan barang secara cepat.
• Warehouse Management System (WMS) berperan sebagai pusat kendali yang mengatur alur stok, memandu picking, memonitor packing, hingga memvalidasi pengiriman.

Ketika sebagian besar proses rutin dijalankan oleh sistem, tim gudang dapat fokus pada pekerjaan yang sifatnya lebih strateis.

4. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Investasi pada teknologi memang penting, namun jangan sampai Anda melupakan peran dari SDM yang benar-benar paham cara menggunakannya. Itu sebabnya pelatihan karyawan menjadi salah satu elemen dalam manajemen packing.

Pelatihan karyawan meliputi cara menggunakan alat bantu modern seperti barcode scanner, WMS, atau perangkat otomatisasi lainnya, memberi tahu standar operasional kerja (SOP) terbaru dan mengajarkan best practicenya seperti cara meminimalkan sampah kemasan, teknik penataan barang, hingga strategi mempercepat proses pick-pack.

5. Monitoring Performa dan Pengolahan Data

Untuk memastikan proses packing berjalan optimal, perusahaan tidak bisa hanya mengandalkan SOP atau teknologi saja. Pemantauan kinerja secara rutin dan analisis data operasional harus ada untuk melihat apakah seluruh proses sudah bekerja sebagaimana mestinya.

Dengan membaca data mulai dari waktu proses pick-pack, tingkat kesalahan pengemasan, penggunaan bahan kemasan, hingga lead time pengiriman, perusahaan bisa dengan cepat mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan.

Misalnya, apakah ada titik bottleneck di jenis kemasan tertentu atau apakah tenaga kerja membutuhkan pelatihan tambahan.

Pendekatan berbasis data ini membantu bisnis dalam mengambil keputusan, merancang strategi peningkatan proses, menekan biaya operasional, menjaga kualitas layanan kepada pelanggan.

6. Pengaturan Penataan Posisi Barang

Pengaturan posisi barang di dalam gudang dapat mempercepat proses packing. Dengan menempatkan barang secara lebih taktis misalnya mengelompokkan produk yang sering dibeli bersamaan atau menaruh item fast-moving di area yang mudah dijangkau tim gudang dapat mengurangi waktu searching dan picking.

• Mengurangi kelelahan fisik staf gudang karena jarak tempuh lebih pendek
• Meminimalkan risiko kesalahan pengambilan barang
• Meningkatkan kapasitas pemrosesan pesanan harian
• Membantu perencanaan slotting yang lebih efisien di masa mendatang

7. Strategi Pengemasan

Dengan menggunakan kemasan yang benar-benar sesuai dengan ukuran dan karakteristik produk, perusahaan dapat memaksimalkan ruang, menekan biaya material, dan menjaga barang tetap aman selama perjalanan.

• Mengurangi risiko kerusakan karena barang lebih stabil dan tidak banyak ruang kosong.
• Menekan biaya logistik terutama untuk ekspedisi yang menghitung biaya berdasarkan dimensi.
• Mempercepat proses packing karena ukuran dan tipe kemasan lebih seragam dan mudah ditangani tim gudang.

Tak kalah penting, banyak bisnis kini mulai mempertimbangkan penggunaan kemasan ramah lingkungan atau kemasan yang dapat digunakan ulang.

8. Menyusun Strategi Pengiriman

Dengan menyusun rencana pengiriman yang jelas dari pemilihan metode pengiriman, estimasi waktu tiba, hingga pengaturan batch pengiriman bisnis dapat mengurangi risiko keterlambatan sekaligus menekan biaya logistik.

• Memilih metode pengiriman berdasarkan jenis barang, tujuan, dan urgensi.
• Mengoptimalkan jadwal keberangkatan, sehingga tidak ada ruang truk yang terbuang atau pengiriman yang menumpuk di akhir hari.
• Mengurangi biaya operasional karena perusahaan bisa merencanakan pengiriman dalam volume yang ideal.
• Memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan terkait ketepatan waktu.

9. Manajemen Persediaan dan Kontrol Stok

Dengan mengetahui level persediaan, perusahaan bisa memastikan barang selalu tersedia ketika dibutuhkan untuk pemenuhan pesanan harian maupun permintaan mendadak.

Pengelolaan persediaan yang efektif dapat membantu mencegah kehabisan stok dan menghindari bisnis dari penumpukan barang yang akhirnya membebani biaya penyimpanan.

Di era digital, teknologi seperti RFID, sensor IoT, hingga software inventory berbasis cloud memberikan visibilitas real-time terhadap pergerakan barang.

• Mengidentifikasi potensi kekurangan atau kelebihan stok lebih awal.
• Menyusun perencanaan restock.
• Menjaga ritme operasional gudang.
• Mengurangi risiko human error.

10. Review Rutin untuk Pengembangan

Melakukan peninjauan rutin, baik mingguan maupun bulanan, membantu Anda melihat apakah alur kerja masih efektif atau sudah mulai melambat karena volume pesanan yang meningkat atau perubahan jenis produk.

Libatkan juga tim operasional dalam proses evaluasi. Karyawan yang berada di lapangan biasanya memiliki insight yang lebih dalam, namun tidak terlihat dari level manajemen.

Dengan mengumpulkan umpan balik secara konsisten, Anda bisa menemukan bottleneck lebih cepat mulai dari layout atau ukuran meja kerja yang kurang nyaman hingga prosedur pengecekan barang yang terlalu memakan waktu.

Konsep continuous improvement ini mampu menjaga kualitas layanan tetap stabil meski bisnis berkembang. Perusahaan yang rutin melakukan perbaikan kecil, cenderung lebih siap menghadapi lonjakan permintaan dan mampu memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Permudah Manajemen Packing Bisnis Anda dengan Menggunakan Sistem Jubelio

Sudah paham tentang manajemen packing? Jangan sampai kesalahan packing ini bisa menghambat seluruh proses bisnis Anda.

Saatnya Anda otomatisasi semuanya dengan menggunakan Sistem Inventory dan WMS dari Jubelio. Kelola stok, optimalkan ruang, dan percepat proses pengiriman bisa diatur semua dalam satu platform yang saling terintegrasi.

Anda bisa coba secara GRATIS aplikasinya dengan klik tombol di bawah ini!