Bagi pebisnis yang mempunyai gudang besar maupun gudang kecil pasti menginginkan sistem pengelolaan gudang yang baik.
Dimana mereka akan sangat mudah mengelola setiap persediaan barang secara maksimal dan meminimalisir masalah yang kerap terjadi di gudang.
Tanpa sistem gudang, bisa menyebabkan terjadinya kerugian bagi usahanya sekaligus mengakibatkan pengontrolan barang yang berantakan.
Karena warehouse management system berhubungan langsung dengan pergerakan arus barang.
Supaya gudang kamu lebih efisiens, di artikel ini aku bagikan tips mudah kelola sistem pergudangan.
Masalah Dalam Manajemen Gudang
Pengelolaan warehouse menjadi salah satu masalah yang pastinya kerap kali dialami oleh pebisnis.
Biasanya nih kendala yang dialami pebisnis bukan cuma satu atau dua aja, malah bisa jadi lebih banyak daripada itu, bener kan?
Jujur aja deh, pasti kamu sering banget nih ngalamin perbedaan stok barang yang ada di gudang dengan pencatatan persediaan kamu.
Kebanyakan sih staff gudang masih mencatatnya secara manual misalnya menggunakan buku stok barang atau kartu stok.
Apalagi kalau kartu stok tuh umumnya bakalan digunakan untuk masing-masing barang, gimana nggak makin ribet tuh.
Tapi selain itu, masih ada nih masalah lain yang sering terjadi di gudang.
1. Jarang Menghitung Stok Barang di Gudang
Permasalahan pertama yaitu jarang melakukan perhitungan persediaan barang di gudang.
Dimana penghitungan stok ini supaya kamu tahu nih mana barang yang mengalami penyusutan.
Soalnya kalau kamu nggak mengecek stok barang secara berkala bisa terjadi kemungkinan ketidaksesuaian antara persediaan fisik dengan yang ada di data.
Mungkin untuk mengelola stok barang gudang bukanlah hal yang mudah apalagi kalau kamu masih melakukan semuanya secara manual.
Sehingga bisa menyebabkan terjadi perbedaan jumlah stok barang dan terjadilah selisih stok barang.
Bisa jadi diakibatkan karena kamu kurang maksimal dalam menghitung barang fisik dan menyesuaikannya dengan data yang dimasukkan.
Atau dapat dikarenakan pengelolaan layout gudang yang tidak terlalu maksimal makanya peluang barang hilang semakin besar selama penyimpanan.
2. Jalur picking Tidak Optimal
Ada satu hal yang tidak disadari oleh pebisnis dan sebenarnya menjadi kendala dalam pengelolaan gudang yang baik.
Ya, nyatanya proses picking yang tidak optimal menjadi kendala yang mesti dialami oleh kamu.
Karena jalur picking yang tidak efisien dapat menghambat tingkat pengambilan barang sehingga akibatnya kurang optimalnya produktivitas gudang.
Supaya bisa mempercepat pengambilan barang, kamu harus tau strategi pengambilan barang di gudang.
3. Tata Letak Gudang Tidak Efisien
Ternyata tempat persediaan barang yang tidak efisien bisa menyebabkan berbagai masalah lho, makanya nggak boleh sampai terjadi nih khususnya untuk bisnis ritel.
Dengan menempatkan barang di semua tempat dan tersembunyi bisa mengakibatkan kurangnya efisiensi toko yang nantinya bakalan berpengaruh terhadap persediaan.
Coba aja bayangin, kamu menaruh stok barang di tempat tersembunyi, pastinya akan menyusahkan kamu untuk mengelola persediaan barang.
Bisa saja, saat kamu stock opname ternyata ada barang yang kamu lewatkan sehingga tidak terhitung ke dalam buku stok barang. Hal tersebut tentu akan membuat pengelolaan tidak efisien, sehingga kamu harus tahu cara melakukan penyimpanan barang di gudang.
Cara Meningkatkan Pengelolaan Gudang yang Efisien
Karena kamu udah tahu nih masalah-masalah yang sering kali terjadi dalam proses warehouse, saatnya kamu tahu gimana cara mengatasi kendala tersebut.
Dimulai dari pengelolaan gudang yang tepat, pastinya kamu bakalan bisa mengatasi permasalahan di dalam gudang.
Kebanyakan pebisnis yang mengelola gudang secara efisiens ternyata mereka menerapkan sistem manajemen gudang loh seperti penggunaan software WMS.
Untuk meminimalisir kendala dalam proses pergudangan, kamu bisa ikutin 5 tips berikut ini.
1. Maksimalkan Tata Letak Gudang
Seperti yang udah aku jelasin sebelumnya, kalau salah satu permasalahan yang sering kali dialami pada pengelolaan gudang yaitu layout barang tidak efisien.
Nah, maka dari itu tips pertama yang harus kamu lakukan adalah maksimalkan tata letak atau layout gudang.
Banyak pebisnis yang punya masalah mengenai gimana sih cara memaksimalkan tata letak gudang dan belum tahu cara mengatasinya.
Mulai dulu dari menentukan penempatan barang seperti lantai, baris, kolom, sampai rak barang.
Tujuannya supaya nanti staff gudang bisa langsung tahu nih dimana letak barang tersebut.
Jadi mereka lebih mudah untuk memproses penempatan barang dan saat ingin mencari barang itu tidak membutuhkan waktu yang lama.
Sebelum kamu tentuin mana barang akan ditempatkan, aku punya tips nih buat kamu agar lebih maksimal penggunaan layout warehouse.
Pertama, kamu bisa mengatur kembali barang berdasarkan produk yang paling laku dan barang yang kurang laku.
Untuk tahu mana sih barang yang mudah laku, kamu bisa mendapatkannya dari pencatatan stok barang di gudang sehingga kamu lebih mudah untuk menempatkan barang tersebut.
Setelah kamu mengatur tata letak, langkah berikutnya baru deh kamu masukkan data penempatan barang bersamaan dengan jumlah persediaan barang ke dalam sistem.
Bukan cuma itu, dengan menata lokasi gudang dan layout kamu bisa memudahkan proses yang ada di gudang, misalnya pada proses putaway, pencarian, sampai pengambilan.
Udah deh, kamu udah bisa kelola persediaan barang di gudang secara maksimal.
2. Berikan Kode Khusus di Setiap Barang
Biasanya pihak gudang merasa kesulitan dalam mencari barang untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya.
Supaya pengelolaan gudang yang efisien, tips selanjutnya yang dapat dilakukan yaitu dengan memberikan kode barang di setiap item.
Umumnya sering banget label barang yang double dan hal itu sering kali jadi permasalahan juga, karena pastinya menyusahkan pelacakan dan pengambilan barang.
Aku ada tipsnya nih, kamu bisa tandai masing-masing barang berdasarkan serial number dan batch number supaya nanti staff bisa dengan mudah melacak barang.
Bisa dibilang serial number maupun batch number ini sebagai identitas unik dan pastinya punya kode yang berbeda di setiap barangnya.
Jadi meminimalisir terjadi kesalahan penginputan barang ketika kamu melakukan pemindahan barang antar gudang.
3. Melacak Keluar Masuknya Barang
Serial number dan batch number nanti akan berpengaruh juga ketika kamu ingin melacak keluar masuknya barang.
Jadi, tidak hanya sebagai identitas unik dari barang aja tapi sangat penting untuk mengetahui setiap proses pergudangan.
Kalo kamu nih lagi cari sistem pengelolaan gudang, ada baiknya yang menyediakan fitur pelacakan keluar masuknya barang secara jelas.
Contoh warehouse management system yang bisa kamu gunakan adalah Jubelio WMS.
Nah, nanti misalnya kamu ingin memindahkan barang dari satu gudang ke gudang lainnya akan terdata dengan akurat.
Mulai dari barang tersebut keluar dari gudang A sampai akhirnya tiba di gudang B.
Untuk penempatan barangnya sendiri nanti kamu tinggal memasukkannya ke dalam rak barang yang ada di gudang.
Biasanya di dalam sistem manajemen gudang, perpindahan barang terdata seperti gambar di bawah ini.
4. Letakkan Barang Sesuai Tingkat Permintaan
Sebenarnya tips ini berkaitan dengan penataan tata letak gudang yang sebelumnya udah aku kasih tahu nih.
Kamu dapat menempatkan barang sesuai tingkat permintaan, misalnya tempatkan produk yang paling banyak dibeli konsumen pada bagian rak depan.
Pastikan juga barang best-seller letaknya tidak terlalu jauh dari area pengepakan (packing) supaya kamu bisa lebih cepat memenuhi permintaan pelanggan.
Kenapa sih harus meletakkannya di bagian depan rak?
Karena barang yang laris perpindahan barangnya lebih cepat tentunya memudahkan karyawan gudang kamu dalam mencari produk tersebut.
Mereka nggak perlu menghabiskan waktu yang lama untuk mencari barang sehingga sistem gudang kamu bisa lebih optimal dan efisien.
5. Memisahkan stok baru dan stok lama
Tips terakhir, kamu pisahkan stok baru dengan stok barang lama agar kamu tidak bingung saat melakukan pemeriksaan barang (stock opname)
Sering kali, pebisnis yang mencampur persediaan barang baru dan lama secara tidak sengaja mengalami kesusahan saat mengecek data stok.
Contohnya, apakah ini barang lama atau barang baru yang harus dikeluarkan dari gudang.
Maka itu, emisahan persediaan barang ini juga tentu berguna pula untuk mempermudah perhitungan jumlah stok barang lama yang sudah terjual maupun yang belum terjual.
6. Terapkan FIFO, FEFO, atau LIFO Sesuai Jenis Barang
Pilih metode keluar-masuk stok berdasarkan karakter barang, ada FIFO (First in, First Out), FEFO (First Expired, First Out), dan LIFO (Last In, First Out).
Untuk kebanyakan bisnis, FIFO adalah pilihan paling aman karena barang lama keluar dulu, sehingga mengurangi risiko stok lama menumpuk. Namun, metode di atas harus disesusaikan dengan jenis barangnya.
7. Lakukan Stock Opname
Jangan hanya stock opname besar setahun sekali. Gunakan cycle counting, yaitu menghitung sebagian stok secara bergiliran. Cara ini membantu menjaga akurasi stok tanpa harus menghentikan seluruh operasional gudang.
Cycle counting juga sering dipakai untuk mengurangi gangguan dibanding physical inventory tahunan yang bisa memakan waktu operasional.
8. Gunakan Barcode atau QR Code
Barcode / QR code sangat membantu untuk mengurangi salah input manual. Dengan scan, tim bisa mencatat barang masuk, pindah lokasi, picking, packing, dan stok keluar lebih cepat.
Standar barcode dipakai untuk meningkatkan akurasi identifikasi dan pelacakan produk dalam rantai pasok dan dapat membantu pekerja gudang mengambil informasi lewat satu scan, mengurangi input manual, dan meningkatkan akurasi.
9. Pantau KPI Gudang
Gudang efisien harus diukur. KPI umum yang sebaiknya dipantau meliputi inventory accuracy, order accuracy, pick rate, dock-to-stock time, dan order cycle time.
Beberapa panduan KPI gudang juga menekankan pengukuran receiving, putaway, order management, safety, hingga return rate agar masalah operasional terlihat lebih cepat.
10. Buat Minimum Stock dan Reorder Point
Tentukan batas minimum stok untuk barang penting. Contoh:
Reorder Point = Rata-rata pemakaian harian x lead time pembelian + safety stock
Misalnya: Pemakaian 10 pcs/hari, Lead time supplier 5 hari, Safety stock 20 pcs
Maka reorder point = 10 x 5 + 20 = 70 pcs.
Saat stok menyentuh 70 pcs, tim harus mulai order ulang.
11. Gunakan Aplikasi Warehouse Management System (WMS) Jubelio
Semakin banyak produk, rak, gudang, dan channel penjualan yang dikelola, semakin besar pula risiko terjadinya selisih stok, salah ambil barang, atau keterlambatan pengiriman.
Dengan Software WMS Jubelio, bisnis mendapatkan kontrol yang lebih menyeluruh terhadap aktivitas gudang seperti pencatatan barang masuk, pengaturan lokasi penyimpanan, proses pengambilan barang, pengemasan, pengiriman, hingga laporan operasional dapat dikelola dalam satu sistem yang terintegrasi.
Selain itu, Jubelio WMS sudah menjadi bagian dari sistem omnichannel, sehingga bisnis bisa mengelola dan menghubungkan proses inventory, pesanan, penjualan, hingga laporan dalam satu platform.
Fitur-Fitur Jubelio WMS:
– Inbound & Receiving
Proses penerimaan barang dapat dicatat secara sistematis sejak produk pertama kali masuk ke gudang. Setiap barang yang diterima bisa disesuaikan dengan data pembelian atau dokumen penerimaan, sehingga tim lebih mudah memastikan jumlah barang sesuai dengan catatan.
– Picking dan Packing
Jubelio WMS membantu proses picking dan packing berjalan lebih terarah. Tim gudang dapat mengikuti instruksi sistem untuk mengambil barang sesuai pesanan, lalu melanjutkan proses pengemasan dengan data yang sudah tercatat.
Alur ini membantu mengurangi risiko salah ambil produk, salah jumlah, atau salah kirim barang.
– Metode Picking yang Fleksibel
Setiap gudang memiliki kebutuhan operasional yang berbeda. Karena itu, Jubelio WMS mendukung beberapa metode picking seperti cluster picking, batch picking, dan zone picking.
Metode ini membantu bisnis menyesuaikan cara kerja gudang berdasarkan volume pesanan, layout gudang, jumlah staff, dan jenis produk yang dikelola.
– Manajemen Lokasi Gudang
Jubelio WMS memungkinkan bisnis mengatur lokasi penyimpanan barang secara detail, mulai dari area, lantai, lorong, kolom, hingga rak. Dengan struktur lokasi yang jelas, tim gudang dapat menemukan produk tanpa harus mencari secara manual.
– Metode FEFO untuk Rotasi Stok
Untuk bisnis yang menjual produk dengan masa kedaluwarsa, seperti makanan, minuman, produk beauty, farmasi, atau FMCG, rotasi stok menjadi hal yang sangat penting. Jubelio WMS mendukung metode FEFO atau First Expired, First Out, yaitu pengambilan barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa terdekat.
Dengan metode ini, sistem dapat membantu tim mengambil produk yang perlu dijual atau dikirim lebih dulu. Cara ini membantu mengurangi risiko produk expired, menekan dead stock, mengelola slow moving stock, dan menjaga rotasi persediaan tetap sehat.
– Pemenuhan Pesanan Terintegrasi
Jubelio WMS membantu seluruh proses pemenuhan pesanan berjalan dalam satu alur yang terhubung. Mulai dari order masuk, picking, packing, hingga shipping dapat dikelola dengan lebih praktis.
Karena prosesnya saling terintegrasi, tim dapat memantau status setiap pesanan dengan lebih mudah. Bisnis juga bisa memastikan bahwa pesanan pelanggan diproses sesuai tahapan dan dikirim tepat waktu.
– Multi Gudang
Bagi bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang atau lokasi penyimpanan, sistem ini membantu mengelola stok dari berbagai lokasi dalam satu sistem. Ketersediaan barang, perpindahan stok, hingga distribusi antar gudang dapat dipantau dengan lebih jelas.
Fitur multi gudang juga membantu bisnis mengurangi risiko overstock di satu lokasi dan kekurangan stok di lokasi lain. Dengan data yang lebih akurat, proses transfer barang antar gudang bisa dilakukan lebih tepat dan efisien.
– Stock Opname
Stock opname menjadi lebih praktis karena data stok fisik dapat dicocokkan dengan data yang ada di sistem. Proses ini membantu bisnis mendeteksi selisih stok, kehilangan barang, atau kesalahan pencatatan dengan lebih cepat.
Dengan adanya aplikasi stock opname, bisnis dapat menjaga akurasi inventory dan memastikan data persediaan tetap sesuai dengan kondisi aktual di gudang.
– Laporan Gudang
Setiap aktivitas gudang yang tercatat di Jubelio WMS dapat digunakan sebagai dasar laporan operasional. Bisnis dapat memantau pergerakan barang, aktivitas penerimaan, picking, packing, pengiriman, hingga penyesuaian stok secara lebih mudah.
Laporan ini membantu pemilik bisnis melihat kondisi gudang secara objektif. Dari data tersebut, bisnis bisa menemukan hambatan operasional, mengevaluasi proses kerja, dan mengambil keputusan berbasis data.
– Monitoring Performa Karyawan
Jubelio WMS juga membantu bisnis memantau produktivitas karyawan gudang. Aktivitas setiap staff dapat dilihat berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, seperti penerimaan barang, picking, packing, atau proses lainnya.
Dengan data performa ini, bisnis bisa mengetahui siapa yang bekerja paling efektif, bagian mana yang membutuhkan perbaikan, dan proses mana yang masih memperlambat operasional. Evaluasi ini penting untuk meningkatkan efisiensi kerja tim gudang secara berkelanjutan.
Dengan sistem gudang yang terintegrasi dengan omnichannel Jubelio, bisnis dapat menghubungkan pengelolaan inventory, pesanan online dan offline, serta laporan penjualan dalam satu platform.
Kalau kamu ingin gudang lebih tertata, stok lebih mudah dipantau, dan proses pesanan lebih cepat, kamu bisa coba Aplikasi WMS Jubelio secara GRATIS!
