Stock Opname : Pengertian, Fungsi dan Waktu Pelaksanaannya

Dalam operasional bisnis, salah satu kegiatan rutin yang wajib dilakukan ialah stock opname. Aktifitas ini membutuhkan effort yang besar dari pebisnis apalagi jika masih mengerjakan pencatatan stok secara manual.

Untuk itu, pahami apa yang dimaksud dengan stock opname, fungsi dan strateginya agar kegiatan bisnis bisa berjalan dengan lancar.

Apa itu Stock Opname?

Mungkin sebagian dari kamu belum tahu apa yang dimaksud stock opname.

Jadi, Stock opname atau inventory checking atau rekaman stok merupakan aktifitas melakukan verifikasi fisik dengan menghitung jumlah persediaan yang ada digudang.

Kegiatan ini merupakan langkah pengendalian dari internal perusahaan untuk meminimalisir risiko terjadinya selisih antara stok fisik dengan pencatatan stok yang dilakukan.

Dalam prosedur stock opname proses penghitungan dilakukan oleh tim yang terdiri dari:

1. Tim Internal Audit: Tim ini berasal dari dalam perusahaan, biasanya dari departemen keuangan atau logistik, yang bertanggung jawab untuk memverifikasi keakuratan data stok yang tercatat dengan jumlah fisik di lapangan.
2. Tim Operasional atau Gudang: Tim yang terlibat langsung dalam pengelolaan dan penyimpanan barang-barang di gudang. Mereka bertanggung jawab untuk membantu dalam penghitungan fisik barang.
3. Pihak Eksternal (jika diperlukan): Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin melibatkan auditor eksternal untuk memastikan objektivitas dan keakuratan proses stock opname.

Proses penghitungan biasanya dilakukan dengan cara menghitung secara fisik setiap item yang ada di gudang atau lokasi penyimpanan, kemudian membandingkannya dengan catatan stok yang ada di sistem untuk memastikan kesesuaian.

Fungsi Stock Opname

Beberapa fungsi atau kegunaan dari melakukan rekaman stok bagi pebisnis yakni :

1. Mengetahui kondisi stok secara faktual

Dengan selalu mengetahui jumlah stok dari waktu ke waktu, pebisnis bisa menganalisa performa penjualan dari barang yang dimiliki. Selain itu bisa juga untuk memprediksi atau forecasting kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian stok barang kembali.

Baca juga: Kelola Stok Barang Secara Otomatis di Marketplace, Emang Bisa?

2. Menindaklanjuti selisih pencatatan dan perhitungan stok

Dari verifikasi fisik, terdapat kemungkinan terjadi selisih antara pencatatan dengan perhitungan fisik yang pebisnis lakukan. Risiko terjadi selisih ini semakin besar jika pebisnis masih melakukan pencatatat inbound dan outbound secara manual di berbagai channel penjualan.

Jika masih pencatatan secara manual, pebisnis sulit untuk menganalisa penyebab terjadinya selisih. Setelah mengetahui selisih terebut, pebisnis bisa memutuskan tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk persediaan barangnya.

3. Mitigasi terjadinya kesalahan atau fraud dalam perusahaan.

Fungsi lain dari stock opname adalah menyusun mitigasi risiko yang mungkin muncul akibat adanya selisih dari perhitungan stok. Bisa saja terjadi kesalahan prosedur dalam perhitungan dalam proses inbound hingga outbound. 

Atau mungkin adanya dugaan kecurangan atau fraud dari pihak tertentu yang terkait proses operasi bisnis. Dari analisa tersebut, perlu dilakukan langkah penguatan kebijakan atau prosedur agar risiko kesalahan atau kecurangan tidak terjadi kembali.

Baca juga : Cara Membuat Beserta Contoh Laporan Stock Opname Barang

Pentingnya Stock Opname Pada Bisnis

Stock opname adalah proses penghitungan dan pencatatan secara fisik terhadap persediaan barang yang dimiliki oleh suatu  bisnis di dalam suatu waktu tertentu. Maka keberadaannya sangatlah penting bagi bisnis.

Berikut ini, beberapa alasan pentingnya stock opname :

• Ketepatan Data Persediaan untuk membantu memastikan bahwa data persediaan yang dimiliki perusahaan sesuai dengan yang sebenarnya ada di gudang atau tempat penyimpanan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan, seperti kekurangan atau kelebihan stok.
• Pengendalian Biaya, Dengan mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya, perusahaan dapat mengelola pembelian dan produksi dengan lebih efisien. Ini membantu mengurangi biaya yang terkait dengan kelebihan persediaan, seperti biaya penyimpanan dan kerugian akibat kadaluwarsa atau rusaknya barang.
• Meminimalisir Risiko Persediaan Barang dan mengidentifikasi risiko-risiko terkait persediaan, seperti pencurian atau kerusakan barang. Dengan mengetahui kondisi persediaan secara akurat, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko ini.
• Pengambilan Keputusan  terkait dengan strategi persediaan, perencanaan produksi, dan kebutuhan pembelian.
• Efisiensi Operasional Bisnis, karena adanya kontrol yang lebih baik atas persediaan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya. Ini dapat mencakup pengurangan waktu yang dihabiskan untuk mencari barang, mengurangi kehilangan persediaan, dan meningkatkan aliran kerja secara keseluruhan.

Dengan memahami pentingnya stock opname dan melaksanakannya secara teratur, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan barang serta meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan.

Kapan Stock Opname dilaksanakan?

Sekurang-kurangnya aktifitas verifikasi fisik jumlah dan kualitas dari stok dilakukan sekali dalam setahun. Hal ini dimaksudkan agar pebisnis memiliki kegiatan pengendalian internal agar manajemen operasional bisnis dapat berjalan rapih dan sesuai rencana. Adapun waktu yang optimal bagi pebisnis untuk melakukan inventory checking adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan Harian

Waktu pelaksanaan stock opname pada dasarnya tergantung kebutuhan dari pebisnis. Biasanya pebisnis yang melakukan inventory checking secara harian memiliki jenis produk yang fast moving dan memiliki cycle life yang rendah seperti makanan dan minuman.

2. Berdasarkan Periodik

Waktu pelaksanaan stock opname juga bisa dilakukan secara periodik. Biasanya waktu yang dilakukan ialah per kwartal atau 3 Bulan, per semester atau 6 bulan atau bahkan per tahun. Pebisnis bisa menentukan periode melakukan stock opname sesuai dengan tingkat urgency dan kemampuan dalam melakukannya.

Baca juga : Cara Stock Opname Gudang yang Tepat dan Efisien Pada Bisnis

3. Berdasarkan Evenet atau Peristiwa

Pebisnis tentunya bisa saja melakukan rekaman stok di waktu-waktu tertentu sesuai kebutuhan. Misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stok. Bisa juga ada event khusus yang menyebabkan trafik keluar masuk stok yang tinggi seperti HARBOLNAS, Promo Hari Raya dan sebagainya.

Langkah Stock Opname yang Tepat

Ada 2 tahapan yang harus kamu lakukan ketika melakukan stock opname, diantaranya:

Tahap Awal Stok Opname

• Instruksikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan stiker atau tag sebagai penanda terhadap barang yang telah dihitung.
• Selain itu, berikan arahan untuk merapikan stok barang dengan menyesuaikannya sesuai kode dan jenis barang agar tidak terjadi kerancuan ketika melakukan stok opname.
• Berikutnya instruksikan untuk melengkapi stok gudang menggunakan program barcode agar memudahkan orang gudang menghitung saat stok opname.
• Berikan stiker khusus apabila ada barang yang tidak ingin dihitung seperti barang yang masuk selama proses stok opname atau barang rusak yang tidak bisa di retur.

Tahap Persiapan

Ini adalah tahapan ketika waktu stock opname mendekati hari H.

Biasanya dilakukan tahap persiapan pada hari sebelumnya dan hal yang perlu dipersiapkan adalah:

• Melakukan briefing sebelum melakukan stock opname bersama tim dan menjelaskan tugas masing-masing orang yang terlibat.
• Memberikan arahan pihak gudang untuk melengkapi data yang berhubungan dengan mutasi barang.
• Ketika waktu operasional berakhir, kamu instruksikan untuk menghentikan proses mutasi barang tersebut sampai proses stock opname selesai.

Baca Juga: 5 Tips Meningkatkan Penjualan Saat HARBOLNAS

7 Strategi Meningkatkan Efisiensi Stock Opname

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan manajemen inventory dapat menerapkan beberapa strategi berikut:

1.  Gunakan Teknologi: Manfaatkan teknologi seperti sistem manajemen persediaan (Inventory Management System) atau perangkat lunak khusus untuk stok opname. Sistem ini dapat membantu dalam pencatatan persediaan secara real-time, scan barcode, dan otomatisasi proses penghitungan, sehingga meminimalisir terjadinya risiko.
2. Lakukan Penjadwalan Berkala: Tetapkan jadwal rutin untuk melakukan stok opname, misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan. Dengan melakukan stok opname secara teratur, Anda dapat memantau perubahan persediaan secara lebih akurat dan mengidentifikasi masalah dengan cepat.
3. Berikan Pelatihan Karyawan : Pastikan karyawan yang terlibat dalam proses stock opname memahami prosedur dan dapat menggunakan peralatan atau perangkat lunak. Kamu bisa fasilitasi pelatihan reguler untuk membantu meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan stock opname.
4. Pembagian Tugas :  Bagi tugas-tugas stock opname ke beberapa tim atau individu untuk mempercepat proses dan mencegah kelelahan atau kelelahan yang dapat mengakibatkan kesalahan.
5. Lakukan Pemantauan dan Evaluasi : Setelah stock opname selesai, lakukan evaluasi terhadap proses yang telah dilakukan. Tinjau hasilnya untuk mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan atau masalah yang perlu diperbaiki. Dengan memantau kinerja stock opname secara teratur, Anda dapat terus meningkatkan efisiensi dari waktu ke waktu.
6. Penggunaan Teknologi Scanner, seperti barcode dapat mempercepat proses penghitungan persediaan secara signifikan dan membantu kamu menghindari kesalahan manual dan meningkatkan akurasi data.
7. Pastikan Gudang  Tertata dengan Baik akan memudahkan proses stock opname. Pastikan barang-barang tersusun dengan baik dan mudah diakses, sehingga meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan menghitung barang.

Tips Mudah Lakukan Stock Opname Gudang

Sebelum kamu mulai lakukan penghitungan stok fisik barang yang ada di gudang, nggak ada salahnya untuk ikutin beberapa tips di bawah ini.

Supaya makin lancar saat kamu melakukan stock opname.

Yuk langsung aja intip apa aja sih cara mudah dalam kegiatan perhitungan stok barang.

1. Penjadwalan Stok Opname

Tips pertama yang mesti kamu lakukan adalah menjadwalkan waktu stock opname.

Kenapa penghitungan stok barang harus dijadwalkan?

Dengan melaksanakan penjadwalan pastinya penataan manajemen gudang pun terlihat lebih tertata.

Tapi selain itu, untuk menentukan perhitungan persediaan fisik barang kamu pun mesti buat jadwal yang berbeda di masing-masing barang.

Disesuaikan pula sama jenis usaha yang kamu jalanin, misalnya ya kamu menjual produk yang cepat basi seperti makanan atau minuman.

Mau nggak mau, kamu harus menghitung persediaannya lebih cepat, karena memiliki masa kadaluarsa.

Eitss, bukan cuma menyesuaikannya dengan jenis bisnis melainkan harus dilakukan diluar penghitungan laporan keuangan.

Jadi, kamu dapat menyelesaikannya di waktu yang berbeda.

2. Memiliki Tujuan Penghitungan Jelas

Biasanya pebisnis memiliki tujuan yang berbeda-beda ketika melaksanakan stok opname, bisa jadi mereka hanya ingin mengetahui total stok barang.

Tapi ada juga yang mempunyai tujuan lain, misalnya ingin menyesuaikan ketersediaan barang fisik dengan data dari laporan stok barang agar nggak terjadi selisih.

Nah, maka itu kamu tentukan dulu ya kira-kira tujuan kamu lakukan perhitungan stok barang supaya tidak salah langkah.

3. Terapkan Sistem Manajemen Gudang yang Tepat

Salah satu tips yang bisa memudahkan kamu saat stok opname yaitu penggunaan sistem manajemen gudang yang tepat, misalnya pakai software WMS.

Mengapa bisnis harus memakai sistem pergudangan WMS?

Coba bayangkan kalau kamu punya banyak produk yang jumlahnya mencapai ribuan, pasti bakalan susah banget untuk menghitungnya satu persatu bukan?

Nah, munculah sistem ini yang bakalan membantu kamu supaya lebih mudah dalam mengelola persediaan barang sampai mudahnya stock opname gudang.

Kamu cukup memilih barang yang akan di opname berdasarkan rak barang tersebut di gudang dan tidak perlu lagi deh kamu mencatatnya secara manual.

Sudah dilengkapi barcode atau serial dan batch number, staff gudang kamu hanya butuh memindainya aja dan nanti hasilnya sudah masuk ke dalam sistem gudang.

Tidak hanya untuk stock opname aja melainkan kamu dapat langsung menyesuaikan stok barang, apabila menemukan barang rusak, hilang, atau kadaluarsa hanya melalui satu sistem manajemen gudang saja.

Selain itu, aplikasi WMS Jubelio akan menyesuaikannya dengan persediaan barang yang ada di channel penjualan kamu.

Kesimpulan

Semakin kuat pengendalian internal perusahaan dalam melakukan pemantauan, semakin baiknya juga pelaksanaan operasional bisnisnys.

Tentunya dari aktifitas tersebut pebisnis bisa melakukan evaluasi, analisis serta prediksi kebutuhan stok di masa mendatang.

Jika masih kesulitan mengelola stok barang di gudang atau sinkronisasi stok di banyak channel, tandanya pebisnis butuh bantuan dari JUBELIO.

Kemudahan dalam mengelola stock opname hingga memproses segala persediaan barang yang ada di gudang dengan software Jubelio WMS.

Selain itu, Jubelio Omnichannel dapat membantu pebisnis untuk sinkronisasi stok di berbagai marketplace dan webstore.

Selain itu proses pemenuhan pesanan, modul akuntansi hingga integrasi toko offline bisa dikerjakan dalam 1 dashboard.

Mau bisa kelola stok secara otomatis? urus seluruh operasi bisnismu dengan JUBELIO dengan cara klik tombol di bawah ini ya.